Bienvenue dans belsimple

Outil de saisie de temps conçu pour les équipes R&D belges, belsimple vous aide à suivre le temps consacré aux activités de recherche et développement afin que votre entreprise puisse réclamer les incitants publics auxquels elle a droit — et les défendre lors d’un contrôle du SPF Finances.

À quoi sert belsimple

L’État fédéral belge accorde une dispense de versement du précompte professionnel aux entreprises qui emploient des chercheurs affectés à des activités de R&D éligibles. Pour obtenir cette dispense, l’entreprise doit démontrer — à l’aide d’une piste d’audit défendable devant le SPF Finances — comment son personnel R&D occupe son temps.

De la même manière, les organisations qui bénéficient de subventions régionales R&D — de VLAIO (Flandre), du SPW Recherche (Wallonie) ou d’Innoviris (Bruxelles) — doivent rendre compte de l’avancement des lots de travail financés et justifier le temps que leurs équipes y consacrent.

Rendre ces deux obligations de rapportage aussi simples que possible : c’est la raison d’être de belsimple.

Ce que belsimple n’est pas

Délibérément, belsimple n’est pas un outil de suivi du temps généraliste. Il n’y a ni taux horaires, ni facturation client, ni budgets de projet, ni diagrammes de Gantt. Si vous êtes un cabinet d’avocats qui suit des heures facturables ou une société de conseil qui gère des projets clients, d’autres outils vous conviendront mieux.

Ce que belsimple fait bien, c’est une seule chose : transformer les heures encodées par votre équipe R&D en rapports que vos gestionnaires déposent. Votre équipe dispose d’une manière claire et minimale d’encoder du temps sur des activités classifiées ; vos gestionnaires disposent des exports qu’exige une déclaration fiscale ou un rapport de subvention.

Comment ça fonctionne

1. Les gestionnaires mettent en place la structure — ils créent des tâches représentant vos activités R&D et configurent des classifications (comme les catégories R&D de Frascati) qui correspondent aux exigences de rapportage.
2. Les membres de l’équipe encodent leur temps — une saisie à la fois ou via la grille horaire hebdomadaire. Chaque saisie reçoit automatiquement les classifications applicables à la tâche concernée.
3. Les gestionnaires génèrent des rapports — ils exportent des tableurs présentant le temps ventilé par classification, par utilisateur et par saisie individuelle. Ces rapports sont conçus pour étayer votre déclaration fiscale ou votre rapport d’avancement de subvention.

Tout est journalisé. Chaque modification est enregistrée et exportable — exactement ce qu’il vous faut si votre déclaration devait un jour être examinée.

Les rôles dans belsimple

• Employee — crée des tâches, y encode du temps et gère ses favoris pour accéder rapidement aux tâches fréquentes.
• Manager — tout ce que fait un collaborateur, plus : inviter et gérer les utilisateurs, gérer les classifications, vérifier les saisies de l’équipe, générer des rapports, téléverser des documents et configurer le SSO.

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