Documents

Les gestionnaires peuvent téléverser et gérer des pièces justificatives dans belsimple. Celles-ci peuvent être liées à un collaborateur précis (contrats de travail, diplômes) ou à un projet ou une subvention (conventions de subvention, demandes de financement).

Téléverser un document

1. Allez sur la page Documents.
2. Cliquez sur Upload.
3. Choisissez un fichier (tous les types sont acceptés).
4. Indiquez si le document concerne un collaborateur ou un projet/une subvention.
   • Pour un document de collaborateur : sélectionnez le membre de l’équipe.
   • Pour un document de projet ou de subvention : saisissez un libellé (texte libre, par exemple « VLAIO HBC.2024.0123 »).
5. Cliquez sur Upload.

Limites

Votre organisation est soumise aux limites de téléversement suivantes :

• Taille maximale de fichier — 10 Mo par fichier par défaut.
• Nombre maximal de documents par collaborateur — 10 par défaut.
• Taille totale maximale par projet ou subvention — 100 Mo par défaut.

Si un téléversement dépasse une limite, un message d’erreur explicite indique laquelle a été atteinte.

Gérer les documents

• Télécharger — cliquez sur un document pour le télécharger.
• Supprimer — retirez un document devenu inutile. La suppression est définitive.

Que conserver

Documents typiques pour la conformité R&D et le rapportage de subventions :

• Descriptions de projets R&D et plans de travail
• Contrats de travail du personnel R&D
• Diplômes et qualifications
• Formulaires de notification (par exemple Belspo)
• Conventions de subvention et avenants (VLAIO, SPW Recherche, Innoviris)