Guide du gestionnaire

En tant que gestionnaire, vous êtes responsable de la mise en place et de l’entretien de la structure que votre équipe utilise pour encoder son temps R&D. C’est aussi vous qui générez les rapports nécessaires aux déclarations fiscales et au rapportage de subventions.

Ce que vous pouvez faire

Votre tableau de bord affiche les trois cartes que possède chaque collaborateur, plus huit qui vous sont propres. Tout ce qui suit relève de l’une d’elles.

Sur les cartes que vous partagez avec votre équipe

• Time entries — encodez votre propre temps comme le fait un collaborateur, et vérifiez et modifiez en outre les saisies de toute personne de votre espace de travail.
• Tasks — créez, organisez, archivez et déplacez l’ensemble de l’arborescence des tâches, et réaffectez les saisies encodées sur la mauvaise tâche.
• Audit log — consultez chaque modification de votre organisation, et non les seules vôtres, et exportez-les.

Sur vos propres cartes

• Reports — exportez des tableurs pour les déclarations fiscales et le rapportage de subventions.
• Projects — organisez le travail autour d’une subvention ou d’un dossier R&D, liez les classifications concernées et générez le dossier correspondant.
• Users — invitez des membres, modifiez les rôles, désactivez et réactivez des comptes.
• Time compliance — voyez d’un coup d’œil quels membres de l’équipe ont atteint leur objectif d’heures hebdomadaire.
• Classifications — mettez en place des schémas de classification (comme les catégories Frascati) et attribuez-les aux tâches.
• Documents — conservez les pièces justificatives liées aux collaborateurs ou aux projets.
• Time targets — définissez des objectifs quotidiens par jour de semaine et affectez-les aux personnes.
• SSO settings — mettez en place l’authentification unique Microsoft ou Google pour votre espace de travail.

Mise en place type

Lorsque vous commencez à utiliser belsimple dans votre organisation :

1. Créez les premières tâches — construisez votre arborescence pour refléter vos activités et projets R&D. Vos collaborateurs peuvent aussi créer des tâches : vous n’êtes pas seul à le faire.
2. Mettez en place les classifications — utilisez le modèle Frascati intégré ou créez votre propre schéma.
3. Attribuez les classifications aux tâches — associez à chaque tâche les classes appropriées.
4. Invitez votre équipe — envoyez les invitations par e-mail à vos collaborateurs.
5. Informez votre équipe — renvoyez-les vers le guide du collaborateur et signalez-leur qu’ils peuvent créer eux-mêmes des tâches pour leurs activités.

Une fois la mise en place terminée, votre travail courant consiste à générer des rapports, vérifier les saisies et faire évoluer la structure des tâches et des classifications au rythme des projets.