Rapports

Les rapports que belsimple génère sont conçus pour étayer votre déclaration fiscale ou votre rapport d’avancement de subvention. Les rapports agrègent les saisies de temps de votre équipe par classification, par utilisateur et sous forme de données brutes.

Générer un rapport de temps

Allez sur la page Reports.
Choisissez éventuellement une période à l’aide des sélecteurs de date de début et de fin. Laissez l’un des deux (ou les deux) vides pour inclure tout le temps encodé.
Choisissez un format : Excel (.xlsx), Open Document (.ods) ou CSV (.zip).
Sélectionnez les sections à inclure : Classifications, User and classes, Time entries. Tasks et About sont toujours inclus.
Cliquez sur Generate time report.
Une boîte de dialogue de confirmation résume ce qui sera généré. Cliquez sur Generate time report pour continuer.

Générer un rapport de projet

Vous ouvrez l’assistant depuis deux endroits : Generate project report à côté d’un projet actif dans la section Project report de cette page, ou le bouton Report de la ligne du projet sur la page Projects.

L’assistant comporte quatre étapes :

Période. Choisissez les dates de début et de fin que doit couvrir le rapport. Par défaut, c’est la durée du projet lui-même — restreignez-la pour les rapports annuels ou intermédiaires qu’exigent les subventions pluriannuelles.
Équipe. La liste affiche chaque utilisateur ayant encodé, pendant la période, des saisies portant une ou plusieurs des classifications liées au projet. Cochez les utilisateurs dont les données doivent figurer dans le rapport. Cette sélection détermine à la fois la page de garde et les données de temps — les saisies des utilisateurs décochés n’apparaissent dans aucun onglet.
Documents. Choisissez les documents des collaborateurs et du projet à inclure dans le ZIP.
Génération. Confirmez et téléchargez.

L’archive contient :

summary.txt — le nom, la référence et les dates du projet, avec la composition de l’équipe.
time_report.xlsx — les heures par collaborateur, ventilées par classification. Son onglet About porte une ligne par classification liée, une ligne par utilisateur inclus et une ligne par utilisateur exclu, de sorte que quiconque lit le rapport voit exactement quelles données y sont entrées et peut le reproduire par la suite.
audit_trail.csv — un journal indiquant qui a créé, modifié, reclassifié ou supprimé les saisies de temps à la base du rapport, et à quel moment. Il ne couvre que les saisies constituant ce rapport (le temps des utilisateurs inclus, sous les classifications liées au projet, dans la période retenue), de sorte qu’un contrôleur peut remonter de chaque chiffre aux actions qui l’ont produit. Pour l’historique de tout l’espace de travail, tous projets confondus, utilisez plutôt la page Audit log.
documents/employees/<nom>/ — les documents que vous avez sélectionnés pour chaque membre de l’équipe.
documents/project/ — les documents du projet que vous avez sélectionnés.
manifest.txt — la liste de tout ce que contient l’archive.

Formats d’export

Excel (.xlsx)

Le format par défaut. Il regroupe plusieurs onglets dans un seul fichier de tableur. Il est soumis à une limite de 1 048 575 lignes — resserrez la période ou passez au CSV si vous l’atteignez.

Open Document (.ods)

Le format ouvert et standardisé de tableur. Même structure et même limite de lignes qu’Excel. S’ouvre nativement dans LibreOffice, Google Sheets et toute application prenant en charge l’ODF. Privilégié par les institutions européennes et les services publics belges.

CSV (.zip)

Une archive ZIP contenant un fichier CSV standard par section sélectionnée (classifications.csv, user_and_classes.csv, tasks.csv, time_entries.csv, about.csv). Le format lui-même n’impose aucune limite de lignes : un export trop volumineux pour Excel ou ODS en sort donc complet — mais Excel et LibreOffice Calc plafonnent tous deux une feuille à 1 048 576 lignes et ne chargeront que les premières, en signalant que le fichier n’a pas été chargé entièrement. Au-delà, le fichier reste entier ; lisez-le avec un script ou chargez-le dans une base de données plutôt que dans un tableur.

Contenu du rapport

Classifications

Heures agrégées par classe, tous utilisateurs confondus, regroupées par classification. Une ligne « Unclassified » apparaît toujours, même à zéro — vous pouvez ainsi confirmer que rien n’est passé entre les mailles.

User and classes

Heures par utilisateur, ventilées par classification et par classe. Applique une répartition égale lorsqu’une saisie porte plusieurs classes. La ligne « Unclassified » est toujours présente pour chaque utilisateur.

Tasks

Totaux de temps par tâche dans la hiérarchie, présentés en parcours en profondeur d’abord, avec indentation pour montrer l’imbrication. Toujours inclus dans le rapport.

Time entries

Une ligne par saisie de temps, avec tous les détails :

Nom de l’utilisateur
Tâche (chemin complet de la racine à la feuille)
Date
Durée
Description
Classifications figées
Horodatages de création et de dernière modification

Ce sont vos données prêtes pour un contrôle — la justification détaillée de votre déclaration fiscale ou de votre rapport de subvention.

About

Métadonnées de génération, pour la reproductibilité : date de création du rapport, période couverte, auteur de la génération, nombre de saisies et d’utilisateurs inclus. Pour les rapports de projet, l’onglet About liste en outre chaque classification liée, chaque utilisateur inclus, chaque utilisateur exclu et chaque onglet de données produit — une ligne par élément — afin qu’un relecteur voie exactement (et puisse reproduire) ce qui a alimenté le rapport. Toujours inclus dans le rapport.

Pour un exemple détaillé de la façon dont le temps encodé devient les chiffres de l’onglet Classifications, voir Un exemple détaillé.

Conseils

Générez les rapports après avoir vérifié les saisies (voir Vérifier les saisies de l’équipe).
La répartition égale s’applique au sein d’une classification : si une saisie porte deux classes de la même classification, chacune reçoit la moitié de la durée. Des classes issues de classifications différentes reçoivent chacune la durée complète, car elles représentent des dimensions indépendantes (une saisie peut ainsi être à 100 % « Industrial research » selon Frascati et à 100 % « Work package 1 » selon une classification de subvention).
Classez vos rapports par période — ils constituent vos preuves historiques pour les déclarations fiscales.
Utilisez le format ODS si votre organisation privilégie les standards ouverts ou dépose ses rapports auprès d’administrations belges.
Utilisez le format CSV lorsque vous devez traiter les données dans des scripts ou lorsque la période est trop longue pour un tableur.