Auditlogboek

Het auditlogboek is een volledig register van elke wijziging in uw organisatie, waaraan alleen kan worden toegevoegd. Het is bedoeld om het bewijs te leveren dat de FOD Financiën of een regionale subsidieverstrekker bij een nazicht kan opvragen.

Wie het auditlogboek kan raadplegen

Het auditlogboek is beschikbaar voor alle gebruikers, met inhoud die per rol wordt afgebakend:

• Medewerkers zien enkel hun eigen handelingen (tijdsregistraties die ze hebben aangemaakt, taken die ze hebben toegevoegd, enzovoort).
• Beheerders zien alle gebeurtenissen van hun organisatie. Ze kunnen filteren op uitvoerder (elke gebruiker in de organisatie).

Beide rollen gebruiken dezelfde interface — alleen de getoonde gegevens en de beschikbare filters verschillen.

Bekijken en filteren

1. Ga naar de pagina Audit log.
2. Blader door de gebeurtenissen in omgekeerd chronologische volgorde (nieuwste eerst).
3. Gebruik de filters om de resultaten te verfijnen — elke filter werkt onmiddellijk:
   • Start date / End date — beide grenzen zijn inbegrepen.
   • Actor — filter op wie de handeling heeft uitgevoerd. Alleen voor beheerders: medewerkers zien enkel hun eigen handelingen, dus valt er voor hen niets te filteren en wordt de keuzelijst niet getoond.
   • Entity type — Task, User, Time entry, Classification, Class, Document, Tenant, Invitation, Time target, Project.
   • Action — vrije tekstzoekopdracht (bijvoorbeeld “created”, “deleted”).

Wat wordt gelogd

Elke toestandswijziging in belsimple maakt een auditgebeurtenis aan. Daaronder vallen:

• Gebruikershandelingen — uitnodigingen, rolwijzigingen, deactivaties, heractivaties.
• Taakwijzigingen — aanmaken, bewerken, verplaatsen, archiveren, dearchiveren, registraties opnieuw toewijzen.
• Classificatiewijzigingen — classificaties en klassen aanmaken, hernoemen en archiveren; klassen aan taken toekennen of eruit verwijderen.
• Wijzigingen aan tijdsregistraties — aanmaken, bewerken, verwijderen, classificaties aanpassen.
• Documenthandelingen — opladen, verwijderen.
• SSO-configuratie — providers inschakelen, aanpassen, verwijderen.
• Urendoelen — aanmaken, aanpassen, verwijderen, wijzigingen in gebruikerstoewijzingen.
• Projecten — aanmaken, aanpassen, archiveren, rapporten genereren.

Elke gebeurtenisomschrijving is op zichzelf leesbaar — ze bevat het volledige taakpad (bijvoorbeeld “VLAIO Grant › WP1 › Literature Review”), het e-mailadres van de gebruiker, de klassenamen en de oude en nieuwe waarden bij aanpassingen. U kunt dus elke afzonderlijke regel lezen en precies begrijpen wat er is gebeurd, zonder andere gegevens te moeten opzoeken.

Exporteren

Klik op Export CSV om het auditlogboek als CSV-bestand te downloaden. De export houdt rekening met de filters die u op dat moment hebt ingesteld.

Waarom het belangrijk is

Het auditlogboek is wat uw tijdsregistratie verdedigbaar maakt. Kijkt de FOD Financiën uw aangifte na en stelt ze vragen bij een bepaalde registratie, dan kunt u precies aantonen wanneer die is aangemaakt, door wie, en of ze ooit is aangepast. Dat is de kern van wat belsimple biedt — niet alleen tijd bijhouden, maar ze ook bewijzen.