Classificaties

Classificaties zijn de manier waarop belsimple tijdsregistraties koppelt aan rapporteringscategorieën. Ze vormen de brug tussen “waaraan uw team werkt” en “wat uw belastingaangifte of subsidieprogramma in uw rapporten moet zien”.

Begrippen

Een classificatie is een indelingsschema (bijvoorbeeld “O&O-categorieën van Frascati”).
Een klasse is een categorie binnen een classificatie (bijvoorbeeld “Fundamenteel onderzoek”, “Industrieel onderzoek”).
Een taak kan meerdere klassen uit meerdere classificaties hebben.
Wanneer iemand tijd registreert op een taak, worden de huidige klassen van die taak als momentopname op de tijdsregistratie vastgelegd.

Classificaties opzetten

Ga naar de pagina Classifications.
Klik op New classification of kies een ingebouwd sjabloon:
- Frascati R&D Categories — Fundamental Research, Industrial Research, Experimental Development, Non-R&D.
- Simple R&D Eligibility — R&D, Non-R&D.
Voeg klassen toe binnen de classificatie.

Sjablonen zijn een vertrekpunt — u kunt klassen hernoemen, toevoegen of verwijderen nadat u er een hebt aangemaakt.

Klassen aan taken toekennen

Ga naar de pagina Tasks.
Klik op het tag-icoon op de rij van de taak (de tooltip leest Classifications). Er opent een dialoogvenster met wat er momenteel op die taak van toepassing is.
Klik op Edit classifications.
Vink een classificatie aan om haar klassen op deze taak zelf in te stellen, en kies ze vervolgens. Laat u ze uitgevinkt, dan blijft de taak erven van haar bovenliggende taak.
Klik op Save.

Bij elke classificatie in het dialoogvenster staat waar haar waarde vandaan komt: Inherited van de bovenliggende taak, Overridden op deze taak, of Unset — er zijn geen klassen van toepassing.

Onderliggende taken erven standaard de classificaties van hun bovenliggende taak, en u kunt dat op elk niveau van de boom overschrijven.

Hoe momentopnames werken

Wanneer een teamlid een tijdsregistratie aanmaakt, legt belsimple de classificaties van de taak op dat ogenblik vast. Wijzigt u later de classificatie van een taak, dan behouden bestaande tijdsregistraties hun oorspronkelijke momentopname. Dat betekent:

Historische rapporten weerspiegelen altijd wat gold op het moment van registreren.
U kunt classificaties gerust herschikken zonder de geschiedenis te herschrijven.

Herclassificatie in bulk

Historische momentopnames bewaren is de standaard, maar soms moet u de geschiedenis herschrijven — bijvoorbeeld wanneer de classificatieregels van een project verkeerd waren opgezet en er al tijd was geregistreerd.

Als beheerder kunt u de historische momentopnames van een taak opnieuw berekenen:

Ga naar de pagina Tasks en zoek de taak op.
Zorg dat de huidige classificaties van de taak correct zijn.
Klik op het icoon Bulk reclassify (synchroniseren) op de taakrij.
Standaard worden alleen registraties die rechtstreeks op deze taak staan geherclassificeerd. U kunt de operatie beperken tot een periode, of Include subtasks aanzetten om ze uit te breiden naar registraties op onderliggende taken.
Klik op Preview om te zien hoeveel registraties en gebruikers worden geraakt.
Klik op Reclassify om de historische registraties aan te passen.

Deze handeling overschrijft de oude momentopnames op de betrokken tijdsregistraties definitief met de huidige classificaties van de taak, en wordt vastgelegd in het auditlogboek.

Komen er geen registraties overeen met uw filter, dan wordt er niets weggeschreven en is het aantal nul — een strakke periode gebruiken is dus veilig als extra proefdraai naast Preview.

Klassen hernoemen

U kunt een klasse op elk moment hernoemen. De nieuwe naam verschijnt dan overal waar de klasse voorkomt, ook in rapporten over periodes van vóór de naamswijziging.

Wilt u één klein project van takenboom tot de cijfers in het rapport volgen, lees dan Een uitgewerkt voorbeeld.

Classificatieregels

Met classificatieregels legt u logische verbanden tussen klassen vast. Bijvoorbeeld: “als er een werkpakketklasse is toegekend, moet ook de O&O-klasse aanwezig zijn.” Die regels leveren waarschuwingen op — ze verhinderen nooit dat u opslaat.

Om classificatieregels te beheren, klikt u op de knop Classification rules op de pagina Classifications.

Regels zijn een optionele functie voor gevorderden — een schema met een handvol klassen heeft ze zelden nodig. Zie het aparte artikel Classificatieregels voor meer details.

Archiveren

Een klasse archiveren — ze blijft staan op de taken waaraan ze was toegekend, maar wordt niet meer in momentopnames van nieuwe tijdsregistraties opgenomen.
Een classificatie archiveren — al haar klassen worden mee gearchiveerd.
Een klasse dearchiveren — activeert ze opnieuw op alle taken die ze hebben. Dearchiveert indien nodig ook de bovenliggende classificatie.
Een classificatie dearchiveren — haar klassen blijven wel gearchiveerd. U moet elke klasse afzonderlijk dearchiveren.