Documenten

Met belsimple kunnen beheerders bewijsstukken opladen en beheren. Die kunnen gekoppeld zijn aan een specifieke medewerker (bijvoorbeeld arbeidsovereenkomsten, diploma’s) of aan een project of subsidie (bijvoorbeeld subsidieovereenkomsten, steunaanvragen).

Een document opladen

1. Ga naar de pagina Documents.
2. Klik op Upload.
3. Kies een bestand (elk bestandstype is toegelaten).
4. Geef aan of het document betrekking heeft op een medewerker of op een project of subsidie.
   • Voor medewerkersdocumenten: kies het teamlid.
   • Voor project- of subsidiedocumenten: geef een label op (vrije tekst, bijvoorbeeld “VLAIO HBC.2024.0123”).
5. Klik op Upload.

Limieten

Voor uw organisatie gelden de volgende oplaadlimieten:

• Maximale bestandsgrootte — standaard 10 MB per bestand.
• Maximaal aantal documenten per medewerker — standaard 10.
• Maximale totale grootte per project of subsidie — standaard 100 MB.

Overschrijdt een upload een limiet, dan krijgt u een duidelijke foutmelding die aangeeft welke limiet is bereikt.

Documenten beheren

• Downloaden — klik op een document om het te downloaden.
• Verwijderen — verwijder een document dat u niet meer nodig hebt. Verwijderen is definitief.

Wat u best bewaart

Typische documenten voor O&O-naleving en subsidierapportering:

• Projectbeschrijvingen en werkplannen voor O&O
• Arbeidsovereenkomsten van O&O-personeel
• Diploma’s en kwalificaties
• Aangifteformulieren (bijvoorbeeld Belspo)
• Subsidieovereenkomsten en wijzigingsbrieven (VLAIO, SPW Recherche, Innoviris)