Taken beheren

Taken zijn in belsimple geordend als een boom (of preciezer: een bos — meerdere hoofdtaken zijn toegelaten). Elke gebruiker kan taken aanmaken, maar als beheerder zet u doorgaans de initiële structuur op.

Taken aanmaken

1. Ga naar de pagina Tasks.
2. Klik op New task.
3. Voer een titel in en eventueel een omschrijving.
4. Kies eventueel een bovenliggende taak om ze onder te plaatsen.
5. Klik op Save.

De takenboom

Taken kunnen op elke diepte worden genest. Bijvoorbeeld:

Project Alpha
  ├── Work package 1
  │   ├── Literature review
  │   └── Experimental setup
  └── Work package 2
      └── Data analysis

Teamleden kunnen tijd registreren op elke taak in de boom, of het nu om een project op het hoogste niveau gaat of om een taak onderaan.

Totalen per taak

Elk teamlid — beheerder of medewerker — kan de opgetelde tijd op een taak bekijken via het icoon Time totals (klok) op de taakrij. Het venster toont een opsplitsing van de uren per teamlid; klik op Compute om de resultaten in te vullen.

Standaard toont het alleen de tijd die rechtstreeks op die specifieke taak is geregistreerd. Zet Include subtasks aan om het totaal van de taak en al haar onderliggende taken te zien, voor een volledig beeld van het werkpakket of project. U kunt de totalen ook op periode filteren.

Tijdsregistraties herverdelen

Is tijd per ongeluk op de verkeerde taak geregistreerd, dan kunt u die registraties in bulk verplaatsen.

1. Selecteer de taak waarop de registraties nu staan.
2. Klik op het icoon Reassign time entries (pijlen).
3. Kies de doeltaak waarnaar de registraties moeten verhuizen.
4. Geef eventueel een periode op om alleen registraties binnen dat tijdvak te verplaatsen.
5. Bevestig de herverdeling.

De doeltaak moet een andere, actieve taak zijn — wilt u naar een gearchiveerde taak herverdelen, dearchiveer die dan eerst.

Deze handeling past de taakkoppeling aan van alle overeenkomende historische registraties en wordt blijvend vastgelegd in het auditlogboek.

Taken verplaatsen

Een taak onder een andere bovenliggende taak plaatsen:

1. Selecteer de taak in de boom.
2. Klik op het icoon met de pijl omhoog-omlaag (↕) om ze te verplaatsen.
3. Kies de nieuwe bovenliggende taak (of plaats ze op het hoofdniveau).

Het systeem voorkomt kringverwijzingen — u kunt een taak niet onder een van haar eigen onderliggende taken plaatsen. U kunt een taak evenmin onder een gearchiveerde bovenliggende taak plaatsen; dearchiveer die eerst.

Archiveren en dearchiveren

• Archiveer een taak wanneer ze niet langer actief is. Heeft de taak die u archiveert onderliggende taken, dan worden die mee gearchiveerd (u wordt om bevestiging gevraagd).
• Dearchiveer een taak om ze weer actief te maken. Staat ze onder gearchiveerde taken, dan worden die bovenliggende taken mee gedearchiveerd, want een onderliggende taak kan niet actief zijn terwijl haar bovenliggende taak gearchiveerd is.
• Gearchiveerde taken zijn standaard verborgen, maar kunnen worden getoond.
• Archiveren verwijdert geen gegevens — bestaande tijdsregistraties op gearchiveerde taken blijven bewaard.