Gids voor beheerders
Als beheerder bent u verantwoordelijk voor het opzetten en onderhouden van de structuur waarmee uw team zijn O&O-tijd registreert. U genereert ook de rapporten die nodig zijn voor belastingaangiftes en subsidierapportering.
Wat u kunt doen
Uw dashboard toont de drie cards die elke medewerker heeft, plus acht eigen cards. Alles hieronder hoort bij een daarvan.
Op de cards die u met uw team deelt
- Time entries — registreer uw eigen tijd zoals een medewerker dat doet, en kijk daarnaast de registraties van iedereen in uw werkruimte na en pas ze aan.
- Tasks — maak de volledige takenboom aan, orden, archiveer en verplaats hem, en verdeel registraties die op de verkeerde taak zijn geboekt opnieuw.
- Audit log — bekijk elke wijziging in uw organisatie, niet alleen uw eigen, en exporteer ze.
Op uw eigen cards
- Reports — exporteer rekenbladen voor belastingaangiftes en subsidierapportering.
- Projects — organiseer werk rond een subsidie of O&O-claim, koppel de classificaties die eronder vallen en genereer het bijhorende dossier.
- Users — nodig teamleden uit, wijzig rollen, deactiveer en heractiveer accounts.
- Time compliance — zie in één oogopslag welke teamleden hun wekelijkse urendoel hebben gehaald.
- Classifications — zet classificatieschema’s op (zoals de Frascati-categorieën) en ken ze toe aan taken.
- Documents — bewaar bewijsstukken die aan medewerkers of projecten zijn gekoppeld.
- Time targets — stel dagdoelen per weekdag in en ken ze toe aan personen.
- SSO settings — stel eenmalige aanmelding via Microsoft of Google in voor uw werkruimte.
Typische opzet
Wanneer u belsimple voor het eerst in uw organisatie in gebruik neemt:
- Maak de eerste taken aan — bouw uw takenboom op zodat die uw O&O-activiteiten en projecten weerspiegelt. Uw teamleden kunnen ook taken aanmaken, u hoeft dit dus niet alleen te doen.
- Zet classificaties op — gebruik het ingebouwde Frascati-sjabloon of maak uw eigen classificatieschema.
- Ken classificaties toe aan taken — geef elke taak de gepaste klassen.
- Nodig uw team uit — stuur uitnodigingen per e-mail naar uw teamleden.
- Licht uw team in — verwijs hen naar de gids voor medewerkers en laat weten dat ze ook zelf taken kunnen aanmaken voor hun eigen activiteiten.
Na de opzet bestaat uw vaste werk uit rapporten genereren, registraties nakijken en de taak- en classificatiestructuur onderhouden naarmate projecten evolueren.