Rapporten

De rapporten die belsimple genereert, onderbouwen uw belastingaangifte of subsidieverslag. Rapporten tellen de tijdsregistraties van uw team op per classificatie, per gebruiker en als ruwe gegevens.

Een tijdsrapport genereren

1. Ga naar de pagina Reports.
2. Kies eventueel een periode met de datumkiezers voor begin en einde. Laat een van beide of allebei leeg om alle geregistreerde tijd op te nemen.
3. Kies een formaat: Excel (.xlsx), Open Document (.ods) of CSV (.zip).
4. Selecteer welke onderdelen worden opgenomen: Classifications, User and classes, Time entries. Tasks en About zitten er altijd in.
5. Klik op Generate time report.
6. Een bevestigingsvenster toont een samenvatting van wat er wordt gegenereerd. Klik op Generate time report om door te gaan.

Een projectrapport genereren

U opent de wizard vanaf twee plaatsen: Generate project report naast een actief project in het onderdeel Project report van deze pagina, of de knop Report op een projectrij op de pagina Projects.

De wizard telt vier stappen:

1. Periode. Kies de begin- en einddatum die het rapport moet bestrijken. Standaard is dat de looptijd van het project zelf — beperk die voor de jaarlijkse of tussentijdse rapporten die meerjarige subsidies vragen.
2. Team. De lijst toont elke gebruiker die tijdens de periode registraties heeft ingevoerd met een of meer van de gekoppelde classificaties van het project. Vink de gebruikers aan van wie de gegevens in het rapport moeten. Die selectie bepaalt zowel het voorblad als de tijdsgegevens — registraties van niet-geselecteerde gebruikers komen in geen enkel tabblad terecht.
3. Documenten. Kies welke medewerkers- en projectdocumenten in het ZIP-bestand komen.
4. Genereren. Bevestig en download.

Het pakket bevat:

• summary.txt — de naam, referentie en data van het project, met de teamsamenstelling.
• time_report.xlsx — de uren per medewerker, opgesplitst per classificatie. Het tabblad About bevat één rij per gekoppelde classificatie, één rij per opgenomen gebruiker en één rij per uitgesloten gebruiker, zodat wie het rapport leest precies ziet welke gegevens erin zijn gegaan en het later kan reproduceren.
• audit_trail.csv — een logboek van wie de achterliggende tijdsregistraties heeft aangemaakt, aangepast, geherclassificeerd of verwijderd, en wanneer. Het beslaat alleen de registraties waaruit dit rapport is opgebouwd (de tijd van de opgenomen gebruikers onder de gekoppelde classificaties van het project, binnen de periode), zodat een controleur elk cijfer kan herleiden tot de handelingen die het hebben voortgebracht. Voor de geschiedenis van de hele werkruimte over alle projecten heen gebruikt u de pagina Audit log.
• documents/employees/<naam>/ — de documenten die u per medewerker hebt gekozen.
• documents/project/ — de projectdocumenten die u hebt gekozen.
• manifest.txt — een overzicht van alles wat in het pakket zit.

Exportformaten

Excel (.xlsx)

Het standaardformaat. Bevat meerdere tabbladen in één rekenbladbestand. Onderworpen aan een limiet van 1.048.575 rijen — kies een kortere periode of schakel over naar CSV als u die limiet bereikt.

Open Document (.ods)

Het open standaardformaat voor rekenbladen. Zelfde structuur en rijlimiet als Excel. Opent rechtstreeks in LibreOffice, Google Sheets en andere toepassingen die ODF ondersteunen. Wordt verkozen door EU-instellingen en Belgische overheidsdiensten.

CSV (.zip)

Een ZIP-archief met één standaard CSV-bestand per geselecteerd onderdeel (classifications.csv, user_and_classes.csv, tasks.csv, time_entries.csv, about.csv). Het formaat zelf kent geen rijlimiet, dus een export die te groot is voor Excel of ODS komt hier volledig uit — maar Excel en LibreOffice Calc houden allebei op bij 1.048.576 rijen per blad en laden alleen die eerste rijen in, met de melding dat het bestand niet volledig is ingeladen. Daarboven blijft het bestand zelf wel volledig; lees het dan met een script of laad het in een database in plaats van in een rekenblad.

Wat er in het rapport staat

Classifications

Opgetelde uren per klasse over alle gebruikers heen, gegroepeerd per classificatie. Er verschijnt altijd een rij “Unclassified”, ook als die nul is — zo kunt u nagaan dat er niets door de mazen is geglipt.

User and classes

Uren per gebruiker, opgesplitst per classificatie en klasse. Gebruikt gelijke verdeling wanneer een registratie meerdere klassen heeft. De rij “Unclassified” staat er altijd bij, per gebruiker.

Tasks

Tijdstotalen per taak in de hiërarchie, weergegeven in diepte-eerst-volgorde met inspringing om de nesting te tonen. Zit altijd in het rapport.

Time entries

Eén rij per tijdsregistratie, met alle details:

• Naam van de gebruiker
• Taak (volledig pad van de wortel tot het blad)
• Datum
• Duur
• Omschrijving
• Vastgelegde classificaties
• Tijdstip van aanmaak en laatste wijziging

Dit zijn uw controleklare gegevens — de gedetailleerde onderbouwing van uw belastingaangifte of subsidieverslag.

About

Metagegevens over het genereren, voor reproduceerbaarheid: wanneer het rapport is aangemaakt, welke periode het beslaat, wie het heeft gegenereerd en hoeveel registraties en gebruikers zijn opgenomen. Bij projectrapporten vermeldt het tabblad About ook elke gekoppelde classificatie, elke opgenomen gebruiker, elke uitgesloten gebruiker en elk aangemaakt gegevenstabblad — één rij per item — zodat een lezer precies ziet (en kan reproduceren) wat er in het rapport is gegaan. Zit altijd in het rapport.

Voor een uitgewerkt voorbeeld van hoe geregistreerde tijd de cijfers op het tabblad Classifications wordt, zie Een uitgewerkt voorbeeld.

Tips

• Genereer rapporten nadat u de registraties hebt nagekeken (zie Teamregistraties nakijken).
• De gelijke verdeling geldt binnen een classificatie: heeft een registratie twee klassen uit dezelfde classificatie, dan krijgt elke klasse de helft van de duur. Klassen uit verschillende classificaties krijgen elk de volledige duur, want ze staan voor onafhankelijke dimensies (een registratie kan bijvoorbeeld 100% “Industrial research” zijn onder Frascati en 100% “Work package 1” onder een subsidieclassificatie).
• Bewaar rapporten geordend per periode — ze vormen uw historische bewijsmateriaal voor belastingaangiftes.
• Gebruik het ODS-formaat als uw organisatie open documentstandaarden verkiest of rapporten indient bij Belgische overheidsdiensten.
• Gebruik het CSV-formaat wanneer u gegevens in scripts wilt verwerken of wanneer de periode te lang is voor een rekenblad.