Een uitgewerkt voorbeeld

Classificaties zijn het onderdeel van belsimple waar het kwartje het traagst valt. Dit artikel volgt één klein project van takenboom tot afgewerkt rapport, zodat u precies ziet waar elk cijfer vandaan komt.

De opzet

Eén project met vier taken, en twee classificaties die erop zijn toegepast:

De classificatie “Frascati R&D Categories” is een van de ingebouwde sjablonen — de O&O-categorieën waarop een belastingaangifte steunt. Er zijn maar twee taken waarvoor een expliciete Frascati-klasse is ingesteld: “Experimental Development” op de bovenste taak, en “Non-R&D” op klantondersteuning. De drie andere taken erven van de bovenste, en daarom staat er geërfd — op die taken zelf is niets ingesteld. Klantondersteuning laat zien hoe een overschrijving werkt: haar eigen klasse vervangt de geërfde in plaats van er iets aan toe te voegen, waardoor die tijd als “Non-R&D” telt en niet als “Experimental Development”.

Dit bedrijf voert daarnaast een project uit met steun van VLAIO, het Vlaamse innovatieagentschap. De goedgekeurde aanvraag verdeelt het gefinancierde werk in werkpakketten — hier twee: de regelelektronica, en de validatie op het terrein — en het agentschap verwacht dat de voortgang per werkpakket wordt gerapporteerd.

Om die rapportering uit belsimple te kunnen halen, maakte het bedrijf een tweede, eigen classificatie aan: “Werkpakketten subsidie”, met één klasse per pakket — “WP1” en “WP2”. Zo kan het rapport de tijd per werkpakket optellen. Anders dan bij Frascati zijn deze klassen taak per taak toegekend en wordt er niets geërfd. De bovenste taak kreeg helemaal geen werkpakket, want het project als geheel is geen werkpakket — de werkpakketten zitten in de taken eronder.

Wat er geregistreerd is

In één week:

Achttien uur in totaal.

Wat het rapport toont

Het tabblad Classifications van het tijdsrapport, dat optelt over iedereen in de werkruimte heen:

Waar elk cijfer vandaan komt

960 minuten Experimental Development is 8 u + 4 u + 4 u — de drie taken die de klasse van de bovenliggende taak erfden. Overerving is onzichtbaar in het rapport: een geërfde klasse telt exact even zwaar als een die rechtstreeks op de taak is gezet.

120 minuten Non-R&D is de klantondersteuning. Omdat die taak de geërfde klasse vervangt in plaats van aanvult, komt geen minuut ervan onder “Experimental Development” terecht.

WP1 krijgt 600 minuten, WP2 krijgt er 360. Het regellus prototype draagt zijn volle 480 minuten bij aan “WP1” en de veldtesten hun volle 240 aan “WP2”. De integratietesten zijn het interessante geval: aan die taak zijn twee klassen uit dezelfde classificatie toegekend, dus worden haar 240 minuten gelijk verdeeld — 120 voor elk. Binnen één classificatie wordt tijd nooit dubbel geteld.

Diezelfde 240 minuten tellen wél volledig mee onder Frascati. De verdeling gebeurt alleen tussen klassen van dezelfde classificatie. Een uur wordt niet over de twee classificaties verdeeld — het telt volledig mee in allebei. Daarom komt elke classificatie apart uit op de volle 1.080 minuten.

120 minuten staan onder Unclassified bij de subsidieclassificatie. Klantondersteuning kreeg nooit een werkpakket. Dat is geen fout — ondersteuning valt nu eenmaal buiten de subsidie — maar de rij maakt het zichtbaar in plaats van die tijd te laten verdwijnen. Onder Frascati is niets ongeclassificeerd, dus daar staat nul. In beide gevallen is de rij aanwezig, zodat u in één oogopslag ziet of er tijd zonder klasse is blijven staan.

Zo leest een nalezer de tabel

Twee eigenschappen van deze tabel zijn het onthouden waard, want net die maken het rapport verdedigbaar:

• Elke classificatie telt op tot dezelfde 1.080 minuten. Doet een van beide dat niet, dan zit er tijd in “Unclassified” — en daar dient die rij precies voor.
• De cijfers weerspiegelen wat gold op het moment van registreren, niet hoe de taak er vandaag uitziet. Een taak vanaf morgen anders classificeren laat dit rapport ongemoeid. Zie Classificaties voor hoe die momentopnames werken, en Rapporten voor de andere tabbladen in het bestand.